時短してますか?~業務効率化に役立つExcel小技集~

 早いもので今年も残すところあと一ヶ月あまり。年末に向け、データの整理や処理で大忙し……という方も多いのではないでしょうか?
 当ブログでは以前に「時短してますか? 〜業務効率化に役立つパソコン小技集〜」と題し、時短に役立つ単語登録や基本的なショートカットなどをご紹介しました。今回はその第二弾として、誰もがお世話になっているであろう表計算ソフト「Excel」にテーマを絞り、作業がちょっとだけ早くなるかもしれない!?そんなショートカットキーや小技をご紹介しましょう。
※なお、コマンド表記はWindows版のものです。Macをお使いの場合は[Ctrl]を[Command]にしてご使用ください。

 

Excelショートカットキー 前回のおさらい編

 Excelの小技については、前回も基本的なショートカットキーをご紹介しましたので、まずはこちらでもあらためてまとめておきます。

データの先頭・末尾に移動[Ctrl+カーソルキー]

 [Ctrl]とカーソルキーを押すと、「データの入っている最後のセル」まで移動することができます。
 [Ctrl+→]でデータが入力されているセルの右端、[Ctrl+↓]で一番下まで移動します。たとえば下の図のようなリストでC7セルにカーソルがある場合、[Ctrl+→]でE7、[Ctrl+↓]でC11セルに移動します。
 行・列の最後尾にデータを追加したいときに活躍するショートカットキーです。

 

 

 

 

※リストの個人情報はすべて仮のものです

 

ひとつ上のセルを複製する[Ctrl+D]

 アクティブセルのひとつ上のセルをコピーし、ペーストします。
 [Ctrl+C]→「ひとつ下のセルに移動」→[Ctrl+V]の3ステップが一度にこなせてしまう有能ショートカットキーです!

今日の日付を入力する[Ctrl+;(セミコロン)]

 日付を入力したいセルを選択し、[Ctrl+;]を押すと今日の日付が自動的に入力されます。更新日など、作業日の日付を入力することが多い人はぜひ覚えておきたいショートカットキーです。
 日付ほど使用頻度が高くはありませんが、[Ctrl+:(コロン)]で現在時刻が入力できることも合わせて覚えておくと便利です。
 

Excelショートカットキー 応用編

 ここからは前回紹介しきれなかった小技をまとめてみました。

セルの中の文字を太字にする[Ctrl+B]

 選択中のセルの中の文字を太字にします。セルの中の一部の文字だけを選んでいる場合は、選んだ文字だけを太字にすることができます。

ひとつ隣のシートへ移動する[Ctrl+Page Up/Page Down]

 [Ctrl+Page Up]でひとつ左のシートへ、[Ctrl+Page Down]でひとつ右のシートへ移動します。
 大量のデータを入力する場合、マウスを使わなくてもシートを移動できるお役立ちショートカットキーです。

先頭・末尾のシートに移動する[Ctrl+<>)]

 シート数が多すぎて、Page Downを使ってもシートの移動が大変…というときに役に立つのがこのショートカットキー。
 [Ctrl]キーを押しながら、左向き矢印を左クリックすれば先頭のシートまで、右向き矢印を左クリックすれば末尾のシートまでスクロールが可能です。ただし、スクロールするのみでシートが選択されるわけではないので、作業するシートはクリックして選択する必要があります。

シート一覧を表示する

 作業するシートに一発で移動したい!という場合はこちらがおすすめ。
 矢印の上で右クリックすると、シートの一覧が表示されます。一覧から目当てのシート名をダブルクリック、もしくは選択して「OK」ボタンを押せば作業したいシートに移動できます。
 

これができればExcel中級者?

ROW関数

 指定したセルの行番号を表示します。セルを指定せず「ROW()」の形で使用する場合、関数を入れたセル自身の行番号が表示されるため、リストなどで番号を振る際に活躍してくれる関数です。
 たとえば連番を振った表で10行目を挿入した場合、図のように8と9の間があいてしまいます。

 オートフィルで番号を振りなおしてもいいのですが、1000行を超えるデータを扱う場合はとても面倒です。そこでA列に「=ROW()-1」という関数を入れておけば、11行目以降は自動的に番号を振りなおしてくれるので、9行目のA列を10行目にコピー、もしくはオートフィルするだけでOKです。
 「=ROW()」を使うと自身の行番号が表示されますが、図の表では2行目を1番として番号を振りたいため、「現在の行より1行上の番号を表示して!」という意味で「-1」をつけています。

CONCAT関数

 複数セルの内容を結合します。データベースなどから取得したデータは、図のように「都道府県」「市区」「町村」「番地」に分かれていることも多いですよね。
 「=CONCAT(結合したいセルの開始位置:結合したいセルの終了位置)」と入力することで、選択した範囲のセルの情報を結合することができます。

 「&」で一つずつつなぐこともできますが、複数のセルの内容を結合したい場合にはこちらがおすすめ。

選択範囲内での中央揃え

 タイトルを中央に表示したい……そんなときについやってしまいがちなのが「セルを結合して中央揃え」。表の見栄えがとてもよくなりますね。
 とはいえ、Excelはもともと表「計算」ソフト。セルを結合することで集計や編集でエラーが出てしまうことがよくあります。そんな時に役に立つのが「選択範囲内で中央揃え」の機能です。
 時短に直結する設定ではありませんが、いざ既存のシートやブックを集計に使おうとしたときにセルの結合を解除する手間が省けますので、ぜひ覚えておきたい小技です。

 やり方は簡単。
1. 表示範囲のセルを選択して右クリックし、「セルの書式設定」を選択
 今回は「請求書」というタイトルを、上部中央に表示したいためA列~F列を選択します。

2. 「配置」タブの「水平方向の配置」で「選択範囲内で中央」を選び、「OK」ボタンを押す

 すると、「請求書」の文字が選択範囲の中央に表示されました!


 
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 いかがでしたでしょうか。今回の小技集は以上となります。年末年始の忙しい時期、少しでも作業工程を減らして、効率よく仕事を進めていきたいものですね!

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