現代ではすっかり仕事に欠かせないツールとなったパソコンですが、メールや会議用の資料を作成するのって意外と時間がかかりますよね。ちょっとした小技で圧倒的に作業時間の削減ができるとしたら……？
　便利な機能を活用して、さくっと業務効率を上げましょう！

 

定型文を辞書登録しよう

　「いつもお世話になっております」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが」……メールで必ず使う定型文。リモートワークが広がる今、社内の連絡もメールやチャットツールに頼りがちです。人によっては一日に何度も同じ定型文を打ち込むこともしばしば。そんな定型文を辞書登録しておくことで、タイピングの手間も時間もぐっと削減されます。
　たとえば「おつ」を[読み]、「お疲れ様です、○○です」を[単語]として登録しておけば、「おつ」と打ち込み変換するだけで「お疲れ様です、○○です」という定型文を入力することができるのです。

登録の際にもコツがある

　登録する[読み]は自分が覚えやすければOK。文頭の数文字でかまいませんし、１文字でも問題ありません。
　ただし一般的によく使う単語と同じ[読み]での登録は避けた方が無難です。たとえば「いつもお世話になっております」という[単語]を「いつ」という[読み]で登録してしまうと、「いつ頃なら大丈夫ですか？」という文章を入力したいときに「いつ」の部分が定型文に変換されてしまい、逆に手間が発生することもあります。
　そのため通常の単語としてあまり使わない2～3文字の文字列がおすすめです。自分なりの法則やルールを決めて使いやすいものにしましょう。

例→文節の頭文字を[読み]にする
いお……「いつもお世話になっております。○○社の××です。」
ごよ……「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
おきょ……「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」

 

ショートカットキーを活用しよう

　パソコンやソフトウェアにはそれぞれ便利なショートカットキーが設定されています。ショートカットキーの魅力は何といっても「キーボードに両手を置いたままにできること」！　作業のたびにマウスに持ち替え、クリックしてはキーボードへ戻る……という往復作業を減らせば自然と作業時間も短くなります。
　［Ctrl（Command）＋A］、［Ctrl（Command）＋C］、［Ctrl（Command）＋V］、［Ctrl（Command）＋Z］などは日常的にも活用している人が多いはず。知っておくとさらに効率アップ間違いなしのおすすめショートカットキーをいくつかご紹介します。

 

意外と知らない？便利なショートカットキー～Windows編～

●ウィンドウを閉じる［Ctrl＋W］

　Webブラウザで調べ物をしていると、ついついたくさんのウィンドウを開きがち。リンク先を別タブで開きすぎてこんなふうになること、ありませんか？

　この状態から不要なウィンドウをマウスでひとつずつ消していくのはなかなか手間がかかります。そこで役に立つのが、表示中のウィンドウを閉じてくれる［Ctrl＋W］。［Ctrl］を押したまま、［W］のキーを連打するだけで連続してウィンドウを閉じてくれる便利なショートカットキーです。
　WebブラウザだけでなくMicrosoft Office製品などでも使えますので、ウィンドウを開きすぎたときにはぜひ使ってみてください。

 

●直前に閉じたウィンドウを再表示する［Ctrl＋Shift＋T］

　ウィンドウやタブを整理しようとして、うっかり必要なウィンドウまで閉じてしまうことってありますよね。前述の［Ctrl＋W］で気分よくウィンドウを閉じていると、残すつもりだったタブまで勢い余って消してしまうことも……。そんなとき、このショートカットキーを使えば直前に閉じたウィンドウを復活してくれます。
　複数回押すことでふたつ前、みっつ前のウィンドウを再表示することもできますよ。こちらはWebブラウザでのみ有効です。

 

●隣のタブに移動する［Ctrl＋Page UP/Down］

　Webブラウザで複数タブを開いているとき、［Ctrl＋Page UP］でひとつ左のタブ、［Ctrl＋Page Down］でひとつ右のタブへ移動します。［Ctrl＋W］でタブを消している際に、このタブは残したい、というときがあればこちらのショートカットキーで隣へ移動すれば大丈夫。
　複数のシートを含むExcelでも同じ操作で隣のシートへ移動することができます。

 

●文末/文頭まで移動する［Home/End］

　文章を入力しているとき、［Home］キーを押すと行頭へ、［End］キーを押すと行末へカーソルを移動することができます。「文頭に挨拶を付け加えたい」「文章の最後に続きを書き足したい」という場合に便利です。
　縦に長いWebサイトを見ているとき、［Home］キーを押すことでページの先頭へ、［End］キーを押すことでページの一番下へ移動することも可能です。

 

●作業するウィンドウを切り替える［Alt＋Tab］

　複数のソフトやファイルを開いて作業をしているときに役立つショートカットキー。
　［Alt＋Tab］キーを同時に押すと、現在開いているウィンドウやフォルダのリストが表示されます。［Alt］キーは押したまま、［Tab］キーを押すとリストの左から順番に選択ウィンドウが移動します。作業したいウィンドウにたどり着いたところでキーを離せば、選んだウィンドウが一番手前に表示されます。

 

●デスクトップを表示する［Windows＋D］

　たくさんのウィンドウやソフトを開いている状態から一度デスクトップに戻りたい……そんなときにはこちらのショートカットキーを押せば一瞬でデスクトップを表示してくれます。たとえば作業中、デスクトップに置いてあるファイルやフォルダを参照したくなった場合に便利です。
　［Windows＋D］をもう一度押せば元の状態に戻ります。

 

意外と知らない？便利なショートカットキー～Excel編～

●データの先頭・末尾に移動［Ctrl＋カーソルキー］

　［Ctrl］とカーソルキーを押すと、「データの入っている最後のセル」まで移動することができます。
　［Ctrl＋→］でデータが入力されているセルの右端、［Ctrl＋↓］で一番下まで移動します。たとえば下の図のようなリストでC7セルにカーソルがある場合、［Ctrl＋→］でE7、［Ctrl＋↓］でC11セルに移動します。
　行・列の最後尾にデータを追加したいときに活躍するショートカットキーです。

 

 

 

 

※リストの個人情報はすべて仮のものです

 

●ひとつ上のセルを複製する［Ctrl＋D］

　アクティブセルのひとつ上のセルをコピーし、ペーストします。
　［Ctrl＋C］→「ひとつ下のセルに移動」→［Ctrl＋V］の3ステップが一度にこなせてしまう有能ショートカットキーです！

 

●今日の日付を入力する［Ctrl＋;（セミコロン）］

　日付を入力したいセルを選択し、［Ctrl＋;］を押すと今日の日付が自動的に入力されます。更新日など、作業日の日付を入力することが多い人はぜひ覚えておきたいショートカットキーです。
　日付ほど使用頻度が高くはありませんが、［Ctrl＋：（コロン）］で現在時刻が入力できることも合わせて覚えておくと便利です。

 

フリーソフトを活用しよう！

　フリーソフトを使用できる環境であれば、自分の目的にあったソフトを探すのもおすすめ。特にデータ入力やファイルの整理などが多く発生する仕事の場合、フリーソフトを使用することで大幅に作業時間を短縮することが可能です。
　ただ、会社によってはセキュリティの関係でフリーソフトの使用が禁止されている場合もありますので、ご自身の環境と相談しつつ使いやすいものを探してみてくださいね。

 

一括リネームソフト

　複数のファイル名をまとめて変更できるソフトです。大量に撮影した写真データを連番の名前にリネームしたいときなどに便利です。

 

クリップボード拡張ソフト

　コピーした内容をクリップボードにためておき、さかのぼってペーストすることができます。Excelからフォーム、Excelのブックから別のブックなど、大量にテキストをコピー&ペーストする際に大活躍してくれるソフト。
　「FIFO/LIFO」機能のあるソフトを選べばクリップボードにためたデータを順番に貼り付けることができるため、Excelからデータをコピーしフォームへ貼り付け、Excelへ戻ってコピーしフォームへ貼り付け……という手間がなくなります。

 

効率化のススメ

　今回ご紹介した内容はどれも単純なものばかりですが、他にもまだまだちょっとした工夫や発想で時間を短縮する方法がたくさんあります。作業時、ウィンドウの並べ方ひとつで効率がぐっとあがることも！　もう一歩踏み込んでみると、Excelの「関数」や「マクロ」、VBAなどが一般的には有名ですね。
　作業中に「面倒くさいな」と思うことがあればチャンスです。どうしたら次回以降「手抜き」できるかを考えることが業務効率化につながります。定期的に発生する作業にわずらわしさを感じたら、少し立ち止まって「手抜き」の方法を考えてみるのもよいのでは？