文章の書き方 〜わかりやすい文章を書くコツ(1)〜

 皆さんは普段、どの程度、文章を書いているでしょうか。社会人であればメールやチャット、報告書や企画書といったビジネス文書、学生であればレポートや論文、ほかにもブログやSNSなどもありますね。ひと頃、若者は文章を書かなくなったと言われていましたが、実はITの普及によって、文章を書く機会はむしろ増えているのが現状です。

 ただ、自分の文章がどのぐらいのレベルか考えたことはありますか? よく考えると、高校を卒業すると、文章の書き方について習う機会はほとんどないはずです。ビジネス文書も先輩の見よう見まねだったり、フォーマットの丸写しだったりしていませんか。おまけにSNSの短文にすっかり慣れてしまい、いざ、きちんとした文章を書こうとしても、ずいぶん苦労をした経験はないでしょうか。

 そこで今回から数回にわたり、文章の書き方についてご紹介してみましょう。「書くのはどうも苦手で」という人も、実はノウハウを知らないだけです。文章はコツさえわかればすぐに上達しますし、悪い点を修正するだけで格段によくなります。そのためのテクニックを身につけましょう。

 ちなみに、ここでいう文章とは ビジネスや学校で使う実用的な文章を想定しています。おもしろさを求める文章、たとえば小説やエッセイなどはここでは含みませんのでご注意を。

よい文章とは?

 そもそも「よい文章」とはどういう文章なのでしょう。
 文章の種類にもよりますが、文章を書く目的は、読み手にメッセージを伝えることです。その目的を達成するためには、読み手が苦労せずにスラスラ読めて、内容を理解しやすく、間違っていないことが大切です。
 つまりポイントは以下の3つ。

・わかりやすさ
・読みやすさ
・正確さ

 まとめると、「よい文章」とは、「ストレスなく読むことができ、論旨がスムーズに伝わる文章」ということができます。極論すれば、文章を書くためのコツは、すべてそのためのテクニックといえるのです。

読み手を意識する

 文章を書く前に注意すべきことが2つあります。ひとつは読み手がどのような人たちかということです。顧客、取引先、上司、部下、先生、生徒、友人等々。伝えたい内容は同じでも、相手によって説明の仕方を変えないと、わかりにくい文章になってしまうからです。
 といってもそれほど難しいことではありません。相手が目の前にいる場合、どういう話し方をしようと考えることはあまりないと思います。会話をするときに、自然に(しかも瞬時に)相手によって話し方を変えているはずです。
 文章でも同じことが言えます。小学生に読んでもらう文章なら、漢字は少なくしようとか思いますよね。目の前に読み手がいると意識さえすれば、自然に文章も変わってきます。

構成を決める

① 内容を整理する

 文章を書く前に注意すべきこと、そのふたつめは前もって構成を決めておくことです。いきなり文章を書きはじめるのではなく、あらかじめ書きたいことを抜き出して、どんな展開で書くのかまとめておくとよいのです。
 できれば「見出し」まで考えておくと、自分の書きたいことがよりイメージしやすくなりますが、慣れないうちはメモ程度でかまいません。
 とはいえ、要素は抜き出すことができても、それをどういう順番でまとめればいいのか、悩む人が多いのも事実。でも大丈夫。わかりやすくまとめられる構成のコツがあるのです。

②「結論」を最初に書く

 実は文章の構成には、いくつかの型があります。学校で「起承転結」という言葉を習ったことがあると思いますが、あれもそういう文章構成の型のひとつです。
 文章の種類によって型も使い分ける必要があるのですが、とりわけ要点をわかりやすく伝えるときに有効なのが、「PREP法」というものです。
 最初に結論(Point)から書き、続いてその理由(Reason)、具体例(Example)、最後に再び結論(Point)とまとめます。それぞれの頭文字をとってPREP法というわけです。文章を最後まで読んでもらうため、大事なこと(結論)は最初にもってきて、あとで理由や詳細を説明します。要点の強調だけでなく論理的、スピード重視という特徴があるため、特にビジネス関係やニュース記事、WEB記事などに向いています。

【構成の具体例「PREP法」】
————————————
・Point(結論、要点)「年末キャンペーンにTwitterを活用しよう」
   ↓
・Reason(理由)「Twitterを使えば新規ユーザーが見込める」
   ↓
・Example(具体例)「当社のゲームのターゲットである20代男性のTwitter利用者は○%、ゲーム関連のツイート率も高いなどなど」
   ↓
・Point(結論、要点)「Twitterで年末キャンペーンを始めよう」

 このようにPREP法にそって構成を決めるだけで、文章を書くことが非常に楽になります。仕事や学校で書く文章に、実はそれほど複雑な構成のものはありません。PREP法をマスターしておくだけで、たいていの文章をカバーできるようになります。

 ちなみに結論を最初に書くことが絶対ではありません。
 特に会社で書く書類などには、決まったフォーマットがあることが多いと思いますが、それらも参考になります。
 たとえば最近「ホワイトペーパー」と呼ばれる営業ツールなどがいい例です。

【構成の具体例「ホワイトペーパー」】
————————————
・課題「コロナによるレストランの売り上げ低下」
   ↓
・分析「密を避けるために来店者数が激減」
   ↓
・解決「テレワークで逆に増加した在宅者向けサービスを!」
   ↓
・商品やサービスの紹介「老舗レストランのランチが手軽に宅配で」
   ↓
・自社紹介など

 この場合は「商品やサービスの紹介」が書き手のもっとも伝えたいことなのですが、読み手のもっとも知りたいことは、いま「困っていること=課題」の解決です。
 その課題を先に提示することで、読み手の共感を得て、同時に解決への導線とするわけです。

 なお、先ほどあげた「起承転結」ですが、これはあくまで物語を書くために効果的な構成であり、一般の実用的な文章を書くときには不向きです。
 ビジネスにかぎらず実用的な文章では、情報をいち早く伝えることが重要です。起承転結は基本的に時系列での説明となり、結論までの過程が長くなるので用いないようにしましょう。

おしまいに

 いかがでしたでしょうか。「文章の書き方」の第1回目は、まず「良い文章とは何か」というところから始め、文章を書き始める前に知っておきたいことをまとめてみました。
 次回以降では具体的な文章の書き方について説明していきます。どうぞご期待ください。

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