ITを業務で活用するための10の心得

キュービストのこと,思わずシェアしたくなる話
2019.11.05

 いまや企業だけでなく、日々の生活のうえでもITはなくてはならないものとなりました。しかし、IT環境が使いやすく、あまりに身近になってしまった結果、ともするとその特性は忘れられがちです。便利さを追求するのはよいですが、ITには陥りがちな側面があることをあらためて確認しておくことも必要でしょう。
 そこで今回は、当社がITを業務で活用していくための10のポイント=心得について紹介してみたいと思います。

 

① ずっと初心者であることを自覚する

 ITに「上級者」はいません。新しい情報、新しいやり方がどんどん出てきます。
 古いやり方を続けているベテランよりも、新しいやり方や情報を柔軟に活用できる「初心者」の方がよい結果を出せるようになっています。
真にITを使いこなすには、まずは自分が「初心者」であることを自覚し、きちんと調べ、対応していくことが必要です。

② 検索上手になろう

 Googleなどで検索すると、不要な検索結果がたくさん表示されます。下記のような検索方法を使って、検索上手になりましょう。

・「“ ”(ダブルクォーテーション)」を使用した完全一致検索
「””」で囲んだ言葉に完全に一致する内容を検索結果として表示します。
・「-(ハイフン) 」を使用した除外検索
「-」以後の言葉を含まない内容を検索結果として表示します。
・検索ツールを使用した期間検索
Google検索結果上部「ツール」>期間設定なしを選択すると、検索対象の期間をプルダウンで指定できます。

※検索については過去記事「検索のコツ〜ほしい情報がすぐに見つかる検索テクニック/基本編」もご参照ください。

検索のコツ〜ほしい情報がすぐに見つかる検索テクニック/基本編

③ 検索結果を信じるな

 検索して出てくる内容には、根拠のない記事、数年前の古い情報など、信頼できないものがたくさんあり、さらにそれが複製され拡散していきます。
 また、検索結果だけでなく匿名で投稿できるSNSもいい加減な情報が多く注意が必要です。例えば、いま検索されたその記事は、誤った5年前の資料をもとに書かれているかもしれません。最近更新された検索結果であっても、記事の内容が新しいとはかぎらないのです。
 大事な判断に使用するときなどは、きちんと内容を精査して、それが信頼できる情報であるかをきちんと確認する必要があります。

④「最適」は劣化する

 ある時点でとてもよいやり方があったとしても、それが永久によいやり方であるとはかぎりません。
 古いやり方のまま仕事をすることは、大体において効率の悪いやり方をしていることになります。現状に満足せず、新しい情報を仕入れて対応していくことが大事です。例えばゲームの撮影方法は、昔は良いキャプチャボードが動作するPCで撮影するのがよいとされてきましたが、最近は外付けの撮影機材で撮影する方が主流になっています。

⑤ 気づけることはすばらしい

 問題に気づくことができなければ、改善することはできません。
 今やっているやり方の問題点に気づくことができなければ、効率の悪いやり方を続けてしまうかもしれません。危険性に気づくことができなければ、大きな事故を起こしてしまうかもしれません。改善点や危険性について、気づくことができるようになりましょう。

⑥ トラブル原因は意外と身近にある

PCの電源は入っていますか?
モニタの電源は入っていますか?
ケーブルは正しく接続されていますか?
他のソフトウェアは動作しますか?
他のPCでは動作しますか?
再起動しても改善されませんか?

 原因が分かれば作業を止めずに対応できるかもしれません

⑦ 先読み行動が身を守る

 先読み行動とは、起こりうる出来事(問題)を事前に推測・発見し、対応する行動のことです。発生しそうなトラブルにあらかじめ備えておくことで、問題が発生する前に対応することができます。
 たとえば使用する機材の使い方を、実際に使用する前に確認しておけば、もしトラブルが発生したとしても時間に余裕があるうちに対応できます。
 経験や仕事上のノウハウを駆使し、想像力を働かせ、先を読んで行動して、トラブルから身を守りましょう。

⑧ 手段にこだわらない

 目的を達成するために、様々な手段があることを忘れないようにしましょう。例えば、ファイル解凍時にトラブルが発生しても、他の解凍ソフトで解凍できるのであれば、そちらを使用すれば支障なく作業を進められるかもしれません。
 いろいろなやり方を知って実行することで、よりよいやり方を見つけ出せます。

⑨ 知識は共有してラクしよう

 自分だけしか持っていない知識、技術があった場合、それを必要とする業務はすべて自分でやらないといけません。しかし知識や技術を共有し、「できる人」を増やせば、その人たちに手伝ってもらうことができます。
 同じように、何かミスをしてしまったとしても、それを共有して「注意をすべき点」とすることができれば、将来発生したかもしれない多くのミスを防ぐことができます。

⑩ 慣れた頃に事故は起きる

 車の運転で、初心者マークが取れた頃に事故が増加するのと同じように、セキュリティ、業務に限らず、慣れてきて注意が散漫になると事故が起きてしまうものです。
 そういうときにこそ初心に帰ってきちんと正しいやり方で進めていく必要があります。「ずっと初心者であることを自覚する」ということはここでも出てきます。

おしまいに

 いかがでしたでしょうか。ひとつひとつは本当に基本的なことですが、いつのまにか疎かにしていることがないか、あらためて見直してみてもよいですね。
 ITはあくまで道具です。より上手に活用して、より効率的に業務を遂行していきたいものです。

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