ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(4)添付ファイルの使い方/メール送信のテクニック

思わずシェアしたくなる話
2017.12.20

 今回は「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜」の最終回。添付ファイルの使い方や電子メール(以下メール)全般のテクニックを中心にお送りします。

添付ファイルの使い方

 メールにはテキストや画像などのデータファイルを添付して送ることができます。もちろん便利な機能であることは間違いないのですが、データの性質や容量を何も考慮せずに送ると、受け取り側へのマナー違反どころか実害を与えることにもなりかねないですから、くれぐれも以下の点に注意しましょう。

 

容量の確認

 まず添付ファイルの容量に気をつけましょう。現在では多くの企業が高速回線のインターネットサービスを利用していますので、以前に比べれば心配は減りましたが、それでもすべての人がそういう環境とはかぎりません。心配なときは必ず事前に相手のインターネット環境を確認するようにしましょう。
 ちなみに添付ファイルの容量はせいぜい2MBに抑えるのがマナーです。テキストベースのものはそれほど心配いりませんが、画像ファイルは要注意。また、エクセルのデータも計算式やリンクを多用すると予想以上に容量が大きくなるので油断は禁物です。

アプリケーションやファイル形式の確認

 容量だけでなく、そのファイルがどんなアプリケーションで作られたものか、そのバージョンは何か、ファイル形式は何か、ということも事前に確認しておきたいところです。
 インターネット環境と同様、パソコンの環境が違えば、読み取れないファイルも出てきます。しかし事前にチェックしていれば、あらかじめファイル形式を別のものに変更できますし、他の手段で送ることも可能です。

ウイルスチェックも忘れずに

 メールを送る際にもっとも注意しておきたいのがウイルスチェック。もっとも会社単位でパソコンやサーバのセキュリティ対策をとっていれば、個々にはそれほど心配することはありません。
 しかし、そういった対策に未着手のところであれば、ウイルスに感染しているかどうかをチェックするソフトもあるので、ぜひ活用してみてください。

容量が大きいときには?

サイズを縮小する
 画像データなどは本当にそのサイズが必要なのか確認し、そのサイズを大きく超えているようなら、画像解像度を適切なサイズまで落として軽くしましょう。

ファイルを圧縮する
 ファイル圧縮ソフトを使えばデータ容量を圧縮して送ることができます。色々な種類がありますが日本で一般的なのはzip方式で、フォルダに複数のファイルを入れて一度にまとめて圧縮して送ることも可能です。

オンラインストレージサービスを利用する
 上に書いたふたつの方法でも容量が足りなかったり、あるいは添付ファイルでのやりとりがひんぱんにあるようでしたら、メールではなく、オンラインストレージサービスを使ってみてもよいでしょう。容量も桁違いですし、無料のサービスもあります。
 ただ、外部のサービスを使うことになるため、セキュリティ上についての注意が必要です。利用前には自社のシステム担当者と送信相手に必ず確認をとるようにしましょう。使用できるサービスを選定している企業もあるので、その場合はそちらを使うとよいでしょう。

添付ファイルにはパスワードを忘れずに

 基本的にはすべての添付ファイルにパスワードをかけるようにしましょう。誤送信があった際やウイルス感染があった際にも情報流出を防ぐことができます。
 当然ですが、パスワードは添付ファイルのメールとは別のメールで送ってください。添付ファイルにパスワードをかけ、そのパスワードを別メールで送るとなるとどうしても面倒に思う人もいますが、被害が発生してからでは遅いのです。

その他のメールテクニック

 これまで四回にわたってメールの基本的な使い方について説明してきました。最後にメール全般にかかわるポイントをいくつか挙げておきましょう。

メールのやりとりを減らす

 メールは大変便利なツールですが、何でもかんでもメールで済まそうとすると、今度はメールが増えすぎてその対応に追われることにもなりかねません。メールを出す際は、その手間や重要性、セキュリティの度合いを考えて、適切な手段を選ぶように意識しましょう。
 たとえば電話だったら、ほんの一言二言で済むような話をわざわざメールに書いていることはないでしょうか。あるいはファイル転送サービスを使えば簡単に送れるファイルを、四苦八苦して2MBにまとめたりはしていないでしょうか。
 ほかのツールにもメリットデメリットはありますから、ケースバイケースで適切な手段をとれるようにしましょう。

返信不要の場合はその旨を記す
 要件をきちんと盛り込むこともメールの回数を減らすことにつながります。メールで確認したいことがあれば、あらかじめ答の候補を盛り込む。返信が不要な連絡メールの場合は返信不要である旨をひと言付け加える。それだけでもメールの回数や手間を減らすことが可能です。

スマートフォンの読み手も意識する

 メールはパソコンで行うとはかぎりません。ビジネスメールはどうしてもパソコンで行うイメージがありますが、今では当然、スマートフォンでビジネスメールを利用する人も多くなっています。
 そこで注意したいのが、メールの文章はスマートフォンやタブレットでも読みやすいものにしたいということ。表示面積や文字数はパソコンよりも小さいので、1行当たりの文字数を減らしたり、改行は適度に行うなどの工夫をしましょう。これは「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」でも説明したとおりです。

テンプレートを活用する

 相手によい印象を与えるメールをスラスラと書くことができればよいですが、なかにはメールが苦手という人もいることと思います。しかし、ひとつのメールに10分、20分とかけていては、他の業務に支障が出てしまいます。
 そんな方は、メールの件名や本文をテンプレート化して使うことをおすすめします。味気ないと思われるかもしれませんが、少なくとも情報漏れやミスのリスクは減りますし、ちょっとアレンジするだけでも(たとえば挨拶文に自分の近況を入れるなど)、オリジナルの文章に生まれ変わります。
 メールのテンプレートはインターネットでもたくさん無料公開されていますので、文章が苦手な人はまずそこから始めてみましょう。

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 というわけで4回にわたってお送りした「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜」。皆さんも上手にメールを活用して、コミュニケーションアップにお役立てください。

■記事一覧:ビジネスメールの書き方
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(1)電子メールのメリット&デメリット」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/メールの誤送信を防ぐには」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(4)添付ファイルの使い方/メール送信のテクニック」

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