ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/メールの誤送信を防ぐには

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2017.12.12

 『ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜』と題してお送りしているシリーズの第三弾。1回目の 「電子メールのメリット&デメリット」、2回目の 「本文の書き方」に続く3回目は件名と宛先、そしてメールの誤送信の防ぎ方について説明します。
 便利なはずのメールですが、一瞬にして会社の信用を失墜してしまうことにもなりかねないメール誤送信。しっかり対策法を確認しておいてください。
 

件名

 電話での「言った言わない」はありがちですが、実はメールでもこれに似たようなトラブルがあります。それは「メールを送ったから当然、相手は読んでいるはず」という思い込みによる失敗です。「メールで連絡したのだから読まなかった方が悪い」というのは、以前ならともかく、今では通用しません。
 電話や手紙といった伝達手段がかなりの頻度でメールに変わっている昨今、そのメール数も膨大で、一日に何百通のメールを処理する人も少なくありません。結局、後回しにされるメールが多量に発生しているのが現実です。
 何のためのメールかという気はしますが、現実にそういう状況がある以上、それに対してメールを送る側はどう工夫すればよいでしょう。

読んでもらえる件名とは

 件名の基本は内容がすぐにイメージできること。また、すぐに読むべきメールであると相手にわかってもらうことが肝心です。
 そこで「何を」「いつ頃」「どうしたいのか」をできるだけ盛り込むよう意識しましょう。また、売り込みメールや迷惑メールと間違われないよう件名の頭に自社名と氏名を入れておくのもよいでしょう。

 注意してほしいのは【重要】や【至急】を乱発しないことです。それほど緊急でもないのに、これらを頻繁につけていると相手にマイナスイメージをもたれ、結局、後回しにされがちです。
 また、「お世話になっております」「先日はありがとうございました」というのも内容が漠然としているので、これも頭に社名と氏名をつけ「【●●●会社●●】12/20会合の御礼」とすればわかりやすくなります。

返信の件名は変えない

 メールを返信する際、件名をわざわざ変える方がいますが、基本的には件名はそのままにして「Re:」の状態で出しましょう。
 理由としては、返信メールであることがすぐに認識できること、これに尽きます。変えることによって、受け取った側が返信メールを探す手間や、件名をその都度変える手間を省くことができます。
 

宛先

 宛先は目的に応じて「TO(宛先)」、「CC」、「BCC」の3種類を使い分けますが、まずはその特徴を知っておきましょう。

TO(宛先)

 メールを送る相手のメールアドレスを入力します。TO(宛先)に複数のメールアドレスを入れれば、同じメールを同時に送ることもできます。
 なお、同時に複数のメールを送る際、その並び順に気をつけましょう。送り先がすべて同一の会社なら役職順、他社と自社の送り先が混ざっているなら他社を先に、といった具合です。席順などと同様、ビジネスマナーの一部であり、ときには仕事でかかわる組織や人間を把握していないと厳しく判断される可能性もあります。
 不明な場合は氏名で五十音順にしたり、メールアドレスでアルファベット順に並べると無難でしょう。

CC

 CCとはカーボンコピー(複写)の略で、同じメールを複数の人に送るときに使います。TO(宛先)の同時送信と違い、「返事は必要ないけれど、確認のために見ておいてくださいね」という意味になります。
 明確に要件を伝えるTO(宛先)とは違いますから、CCをもって報告したと考えるのは避けましょう。あくまで情報共有ぐらいの意味合いです。
 なお、CCもTO(宛先)と同様、並び順には気をつけましょう。

 情報共有が簡単だからといって、むやみにCCに入れるのは禁物です。ほとんど見る必要のないCCメールが頻繁に届くと、相手にとってはスパムメールと変わりありません。信頼を失うことにもなりかねませんから、不要なCCは控えたほうが無難でしょう。
 また、TO(宛先)やCCに入力したメールアドレスは送信した全員に表示されるので、場合によっては個人情報の漏洩にもつながりますので、こちらも十分注意してください。

BCC

 BCCはブラインドカーボンコピーの略です。CCと似ていますが、BCCに入力されたメールアドレスは 他の受信者には表示されないのが特徴です。
 TO、CC、BCCの他の受信者に、ほかの受信者がいることを隠したい場合や受信者のメールアドレスを知られたくない場合などに使います。

メールの誤送信を防ぐには

 メールの宛先はもっともトラブルが起こりやすい入力項目。いわゆるメール誤送信です。誤送信はメールのシステム上の設定である程度までは防止することができますが、最終的には送る人の判断と操作になりますから、まずは自身で送付前に必ず最終確認する習慣をつけるようにしましょう。
 誤送信を防ぐ手段はいろいろありますが、以下に主なところを挙げておきます。

送信前には必ず「TO(宛先)」、「CC」、「BCC」を確認する

 繰り返しになりますが、送信前には必ず「TO(宛先)」、「CC」、「BCC」を確認しましょう。また、本文作成の途中にうっかり誤って送信することを防ぐため、メールの「TO(宛先)」、「CC」、「BCC」は最後に入力するのも意外と効果的です。

「アドレスの自動補完」の機能をオフに設定する

 メールアドレスを入力する際にその候補を表示してくれる「アドレスの自動補完」は便利な機能なのですが、これも十分に注意しないと似たようなアドレスをうっかり選択する危険があります。
 基本的にメールアドレスは住所録や「返信」「全員に返信」などを利用して、手打ちを避けるようにするとよいでしょう。

「全員に返信」の活用

 CCの入ったメールに返信するときは、「返信」ではなく「全員に返信」を利用しましょう。「返信」でメールを作成して、そのあとCCのアドレスを手打ちやコピー&ペーストで入力すると、どうしてもミスをする危険性が出てきます。
 ただし、「全員に返信」を利用するときは、「TO(宛先)」で説明したように、並び順に気をつけてください。先方にとっての並び順がこちらの並び順とイコールではないので、そのままにしておくと自分の側のアドレスがすべて先になってしまう可能性もあります。

「後で送信」機能を使用する

 送信トレイに一度入れてから送信する二段階確認を行なうようメールソフトを設定しておきましょう。

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 さて「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/メールの誤送信を防ぐには」、いかがでしたでしょうか。
 実は今回で完結するはずだった「ビジネスメールの書き方」シリーズですが、予想以上に説明することが増えたため、もう一回だけ続きます。
 最終回は「添付書類」やメール送信のテクニックなどを中心にお送りします。

■記事一覧:ビジネスメールの書き方
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(1)電子メールのメリット&デメリット」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/メールの誤送信を防ぐには」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(4)添付ファイルの使い方/メール送信のテクニック」

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