ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方

思わずシェアしたくなる話
2017.12.05

 前回の 「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(1)電子メールのメリット&デメリット」に続きまして、今回は実際の電子メール(以下メール)の本文の書き方について解説します。メールの場合でも手紙と同じように、一定のスタイルに合わせて書くことは重要なポイントです。マナーとしての意味もありますが、メールが苦手な人でも、スタイルにそって書くことで過不足のないメールを書くことができます。

メールの基本スタイル

 まずはメール本文の基本的な要素を見てみましょう。

①宛名

②挨拶と名乗り

③要件

④結び

⑤署名

 特に意識せずとも、ある程度の方は経験的にこのスタイルにそって書いているはずです。実際それほど難しいことではなく、手紙や電話でも、これとほとんど同じように文章や会話を進めているのではないでしょうか。
 逆にいうと、このうちのどれかが抜けていると、相手方に「適当だな」とか「雑だなぁ」という印象を与えかねないので注意しましょう。

①宛名

 受け取る相手が会社などに所属している場合は、会社名/部署名/役職名/氏名の順で書きます。氏名に敬称の「様」をつける、氏名はフルネームで記す、株式会社を(株)などと略さない。これらはメールに限らずビジネスマナーの基本です。

 ただ、ときには受け取り側が個人でないとき、相手の氏名が不明なときもありますが、その場合は以下のようにしましょう。

→受け取り側が団体
「株式会社キュービスト管理部 人事課 御中」
 手紙と同様に「御中」を使いましょう。

→受け取り側の名前が不明
「株式会社キュービスト管理部 ご担当者様」
 氏名はわからないが、その業務を担当している人に送りたいときに使います。

→受け取り側が複数
「担当各位」
 送り先の相手が複数いる場合は、その各々を敬ってよぶ言葉として「各位」があります。「各位」自体に相手を敬う意味が含まれていますので、「各位」に「ご〜様」をつけ、「ご担当各位様」とやると間違いなので注意してください。

 前回でも少し説明しましたが、メールは手紙ほどあらたまったものではありません。相手との関係性が円滑に取れているのであれば、会社名を入れず氏名だけ書いたり、フルネームではなく名字だけ書いても失礼にはあたらないこともあります。
 ただ、こちらは親しいと思っていたのに、先方は案外そうでもない場合もありますから、自分のコミュニケーションスキルを過信しないよう注意してください。

 なお、部署名がカタカナだらけや漢字だらけでわかりにくい場合があります。こういうときは部署名のつながりの間に半角を空けておくと、読みやすくなるだけではなく見た目もよくなりますので、苗字と氏名、「様」の間に使うのも効果的です。

②挨拶と名乗り

 手紙のように「拝啓 立春の候、貴社ますますご清栄のことと〜」などという大仰な挨拶は不要です。
 自分の氏名については「署名」にも書きますが、署名は最後まで読まないとわからないため、最初に名乗っておくと相手にイライラや不信感を与えません。
 なお、「いつもお世話になっております」は定番中の定番ですが、相手との関係性や状況に応じて、以下のように使い分けるとよいでしょう。

③要件

文章の基本は「6W3H」で

 ビジネスメールでは相手の都合を考え、できるだけ要件を簡潔に、そしてわかりやすく書くことが必要です。情報伝達の基本は「5W1H」であると学校で習ったことがあるかと思いますが、ビジネスの場では相手や金額、数量というところが重要になるので、さらに1つのWと二つのHが加わり、「6W3H」と言われています。

 内容抜けの防止にも役立ちますし、要件を書く際は、ぜひこれらの要素を意識して書くとよいでしょう。

読みやすい文章と見せ方を心掛ける

 読みやすい文章は内容だけでなく、見た目にも注意が必要です。文字幅は長すぎても短すぎてもいけませんので、内容に応じて適宜、改行や1行空きなどを使うと読みやすくなります。横スクロールしないと読めないなんてことにならないよう注意しましょう。
 また、伝えたいことが複数ある場合は、文章に落としこむのではなく、箇条書きで羅列したり、区切りに罫線を使うのも効果的です。

 上にように書いてしまうと、どこがポイントかわかりにくくなります。これを上であげた注意点にそって修正してみましょう。

機種依存文字は使わない

 機種依存文字は、パソコンの環境によっては文字化けなどの原因となりますので極力使うのは避けましょう。単位や記号、丸付き英数字、ローマ数字、半角カタカナ、括弧付き省略文字などが該当します。

失礼な表現について

 顔文字など、プライベートのメールで使うようなカジュアルな表現を、ビジネスメールで使うのも禁物です。相手との関係性、会社の風土によって許される場合もあるのですが、やはりビジネスの場では使わない方が無難でしょう。
 顔文字以外では(笑)や(爆)、!や?も含まれます。あくまで相手が不快な思いをしないことが第一ですから、その基準がわからない以上、これらの表現は避けるべきです。

要件は1つのメールで1つだけ

 できれば1つのメールで書く要件は1つに絞りましょう。要件を詰め込みすぎると、相手が見落とす可能性もあります。また、相手がメールを要件で分類している場合、2つの要件を入れてしまうと、どちらに分類すべきか処理に困ることもあります。相手に迷惑がかからないよう気を配りたいものです。
 なお、複数の要件を別々のメールで送るときは、先に送るメールに「●●につきましても別メールでお送りしておりますので、ご確認を宜しくお願いいたします」などと末尾に入れておくとスマートです。
 どうしても1つのメールに2つ以上の要件を入れたい場合は、件名や本文の最初に、2つの要件があることを明記して、読み飛ばされないよう工夫してください。

④結び

 形式的な部分ではありますが、最後に挨拶文がないと、自分の要件にしか興味がないという印象を与えかねません。メールを最後まで気持ちよく読んでもらうためにも、決して疎かにしないようにしましょう。

⑤署名

 メールでは本文の最後に発信者の氏名やメールアドレスや会社名、電話番号などを入れるのが一般的なマナーです。特に定型があるわけではなく、基本的には名刺と同じ程度の情報で十分です。

社内用が別にあると便利

 署名はテンプレートを作って保存しておくのがおすすめですが、社外用のほかに、社内用も作っておくと便利です。社内用の場合、社名や住所などは不要ですから、代わりに内線番号などを入れておくと親切です。

区切り線の使い方

 受け取り側が何かの際に確認しやすいよう、やはり読みやすく簡潔にまとめることは必要です。
 たとえば署名の上下に区切り線を入れる方も多いと思います。ただし、要件のところで顔文字を使わないよう説明しましたが、こちらもキラキラしたものはビジネスには不向きです。

署名の活用法

 署名にちょっとした情報やPR文を載せてみてもいいでしょう。あまり長くすると逆効果になることもありますので、手短にまとめるのがよいでしょう。

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 さて、「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」はいかがでしたでしょうか。
 次回は本文以外の項目を中心に、「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/添付書類/送信前の確認/その他のテクニック」をお送りする予定です。

■記事一覧:ビジネスメールの書き方
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(1)電子メールのメリット&デメリット」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(3)件名/宛先/メールの誤送信を防ぐには」
「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(4)添付ファイルの使い方/メール送信のテクニック」

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