ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(1)電子メールのメリット&デメリット

思わずシェアしたくなる話
2017.11.28

 ビジネスでのやりとりに電子メール(以下メール)を使うことは多いかと思います。ただ、自分の書くメールに100%の自信を持っている人はどのくらいいるでしょうか。
 以前であれば電話や手紙でやりとりしていたことが、最近ではもっぱらメールで済ますことも多くなったと思いますが、ではメールは電話や手紙とどのような違いがあるのか意識したことはあるでしょうか。

 ビジネスメールの書き方といっても、マナーだけの問題ではありません。メールは便利な伝達手段ではありますが、電話や手紙とは比較にならないほど大きいセキュリティ上のリスクもはらんでいます。
 たとえば当社ではゲーム関係の業務がメインですので、画像のやりとりが多くなります。以前であればメールでデータを送ることが多かったのですが、最近ではファイル転送サービスを用いることが増えています。
 また、関係者に一斉送信することもあるでしょうが、その場合はどんな手段が適切なのでしょうか。

 そこで今回から3回にわたり、ビジネスメールの書き方について、マナーからセキュリティに至るまで、徹底解説をしていきましょう。新人社会人や学生さんはもちろん、普段から普通にビジネスメールを使っている方も、あらためて確認してみてはいかがでしょうか。

メールのメリット&デメリット

 書き方を説明する前に、まずはメールが電話や手紙とどう違うのか確認しておきましょう。これを理解していないと、メールが相手に違和感を与えたり、失礼になったりするばかりでなく、トラブルを招いてしまうことにもなりかねません。
 他の手段との違いを理解し、上手に使い分けることが大切なのです。

送る側・受け取る側が時間を有効に使える

【メリット】
 当然ですがリアルタイムで話す電話と違い、メールは自分の都合のいいタイミングで書いたり読んだりできるので時間のロスがなくなります。
 この点は手紙も同様ですが、ただ、手紙は届くまでの時間がかかってしまいます。メールはその気になればリアルタイムでのやりとりも可能ですから、この点はメールのすぐれた点といえるでしょう。ちなみに通信コストもメールが最小です。

【デメリット】
 自分の好きなタイミングで書いたり読んだりできますが、逆にいうと相手がいつ読んでいるか確認できないとうこと。
 早く返事がほしい場合はそれを意識した件名や内容にしなければいけませんし、場合によっては読んだかどうかを電話で確かめるという、笑えないことにもなります。

手軽に扱える

【メリット】
 基本的には手紙の延長と考えてよいメールですが、手紙ほどあらたまった形にしなくても問題ありません。また、その一方で電話でありがちな伝達ミスは起こりにくくなります。電話の手軽さと手紙の記録性を両方とも備えているのがメールのよいところのひとつです。

【デメリット】
 手軽に扱えますが、その分イージーミスは起きやすくなります。手紙で文章を書く場合と違い、タイプミスや変換ミスという可能性は常にありますので、思いもよらないミスが発生することもあります。
 また、手紙ほどあらたまったスタイルをとらなくてもよいとは書きましたが、これにも程度がありますし、くだけた文章ではないにしても、あまり大雑把な書き方をすると微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいこともあるので注意が必要です。
 なお、最近では少なくなりましたが、メールを使わない人&使えない人もまれにいるので念のため。

データとして使うことができる

【メリット】
 電話や手紙もデータにできないことはないですが、その手軽さにおいてメールの比ではありません。文章だけでなく画像も送れますし、履歴や検索も使うことができるので、進捗の記録や整理、「言った言わない」のトラブル回避にも有効です。

【デメリット】
 データとして送る側、受け取る側の双方にデータが残るため、もし失敗があったときは、動かぬ証拠が残ります。そのため送る前には十分な内容の確認が必要です。

その他のメールソフトを使うときの注意

 ここまでメールのメリットとデメリットを電話や手紙との比較で挙げてみましたが、ここではメールを使う際の全般的な注意をまとめてみました。

会社が指定したメールソフトを使用する

 会社が指定したメールソフトを使用する、つまり会社でメールソフトを統一するということです。従業員全員がバラバラのソフトを使っていては、保守やサポート、何よりセキュリティ対策上の教育をソフトごとに行わなければならず、非常に手間が複雑になります。そしてその結果、トラブル発生も起こりやすくなります。

HTMLメールを使用しない

 必ずしもだめというわけではなく、目的によっては必要な場合もあるのですが、通常のテキストだけのやりとりでは、なるべく避けましょう。
 理由としてはセキュリティ上の面が大きく、たとえ問題がなくともスパムメールやウイルスメールなどがHTMLメールに多いことから、会社によっては受け取りを原則拒否しているところも少なくありません。
 また、受け取り側に手間をかけさせる、ファイルサイズが大きくなるといったマナー上の理由もあります。

ウイルスや迷惑メールへの注意

 言わずもがなのことですが、ウイルスメールにはくれぐれも注意しましょう。見知らぬ相手から来たメールの添付ファイルは絶対に開けない、知人から来たメールでもウイルスに感染している場合があるのでウイルス対策ソフトを必ず使うというのは今や常識。ソフトのバージョンを常に最新にしておくとこも忘れてはなりません。会社単位でプロバイダを利用している場合は、ウイルス対策サービスも利用しましょう。

 ちなみにワンクリック詐欺や迷惑メールへの対処としては、絶対に返信しないこと。こちらも常識です。

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 次回 「ビジネスメールの書き方〜マナーからセキュリティまで〜(2)本文の書き方」では、いよいよメールの書き方について、ひとつひとつ詳しく見ていきます。

 

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